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Cómo trabajar en equipos distribuidos

El mundo y las formas de trabajar cambian constantemente, en especial para quienes vivimos en el mundo del software. Este es un universo en el que nuestro hogar puede ser al mismo tiempo nuestra oficina, en el que se trabaja por objetivos más que por horarios establecidos y, en el que muchas veces formamos parte también de un heterogéneo y enriquecedor equipo multicultural. Ante todas estas variables, hoy queríamos charlar sobre la última.

El desafío de los equipos distribuidos

¿No es cada vez más común formar parte de escenarios en los que el equipo se encuentra geográficamente en sitios diferentes? Por ejemplo, un backend y un frontend pueden estar ubicados en polos opuestos, tener culturas y horarios diferentes. ¿Y si, a esto le agregamos el plus del manejo de distintos idiomas?

Para algunos project managers puede sonar aterrador, para otros es un desafío natural en la industria IT. Pero empecemos por definir que los equipos distribuidos son aquellos equipos diferentes que deben colaborar juntos pero que, al mismo tiempo, están en ubicaciones diferentes. Esto es diferente a cuando hablamos de los equipos dispersos, cuyos integrantes forman parte de un mismo equipo, pero están separados geográficamente. Nosotros nos enfocaremos hoy en los equipos distribuidos. Para eso, estuvimos conversando con Vanesa Inés Savino, Project Manager y Scrum Master de uno de nuestros proyectos más desafiantes, en el que, por supuesto, trabajamos con equipos distribuidos.

A continuación, te presentamos algunas barreras que presentan los equipos distribuidos y nuestra propuesta para afrontarlas de la mejor manera:

Comunicación: idioma, huso horario y cultura

Sabemos que el idioma estándar a nivel mundial es el inglés y que, ese puede ser un punto en común. Sin embargo, no todos tenemos la misma fluidez o manejo de vocabulario. ¿Entonces, como evitamos problemas de comunicación?

  • Es fundamental manejar la misma terminología técnica para que todos los miembros del equipo entiendan a qué se están refiriendo los demás.
  • Validando el entendimiento, para no dar cabida a malinterpretaciones. En el medio de una reunión, es correcto preguntar si se entiende lo que se está explicando, incluso más de una vez. Por lo general, las reuniones de estos equipos se dan de manera remota compartiendo pantalla, así que no está demás documentar una minuta de la reunión y enviar el mail a los participantes correspondientes, para dejar claro todo lo que se habló.
  • Las horas en común hay que aprovecharlas al máximo. Son momentos que sirven para consultar, resolver conflictos y sincronizar intereses.

Ceremonias ágiles

Cuando trabajamos con metodologías ágiles, es lógico que las planificaciones y los refinamientos del producto tengan que ser compartidos entre los colaboradores. Pero planteemos un caso especial: la retrospectiva.

La retrospectiva es la oportunidad en la que el equipo puede evaluarse a sí mismo. ¿Y no es la cultura un factor determinante al momento de inspeccionarnos?

  • La autoevaluación crítica del trabajo en equipo parte de la cultura, lo que puede propiciar colisiones adicionales a las usuales entre miembros que no compartan una misma visión cultural. Por esta razón, se recomienda utilizar dinámicas más guiadas.
  • Por otro lado, es imprescindible destacar que en esta ceremonia participan aquellos que quieran formar parte de la misma para analizar, de buena fe, lo que se hizo durante el sprint. No es obligatoria la participación y se excluyen los juicios. Solamente se analizan los hechos desde un lugar constructivo.
  • Si hay alguien que no participa en las retros, se le tiene que consultar por qué es que no le ve valor y qué se puede hacer para cambiar eso.  Así se logra que todos reflexionen para la mejora del trabajo y del equipo.

Team building

Sin duda alguna, la comunicación es uno de los procesos claves para reforzar el sentido de compañerismo. No obstante, existen otros factores que intrínsecamente influyen al momento de desarrollar y mejorar las relaciones interpersonales entre los integrantes. Por eso es importante tener en cuenta los siguientes consejos:

  • Entender y destacar que todos trabajan para un mismo fin.
  • Tener un entendimiento básico de la dinámica de trabajo de los colaboradores que están del otro lado del globo.
  • Alentar, en todos los espacios, el respeto y la empatía hacia el otro para generar vínculos de confianza. Por ejemplo, es usual tener que contactar a algún compañero para evacuar una duda, reevaluar una tarea o entender un feature.  La mejor manera de establecer un primer contacto es saludar, presentarse, explicarle al otro lo que hacés y luego por qué lo contactás.

Metodologías

La realidad es que cada proveedor trabaja como considera que es más conveniente, según su experiencia. Cuando hablamos de equipos distribuidos, es imprescindible que exista un mismo product owner para los equipos y que los mismos vayan en sincronía con la misma metodología (aunque no participen en las mismas ceremonias) porque de esa manera se rigen por los mismos plazos. Si existe más de un product owner, lo importante es que estén coordinadas las prioridades y ellos estén de acuerdo entre sí.

Es valiosísimo también que todos conozcan y entiendan la aplicación como un usuario y, además, que estén en sincronía con las historias que se van sacando. Esto no solo descentraliza la información, sino que asegura que todos tengan el mismo manejo del producto y comprendan los flujos de trabajo.

¿Y si lo hacemos ágil?

Hemos mencionado de forma implícita algunas palabras propias de las metodologías ágiles y, es que desde nuestra experiencia, es lo que ha tenido más aceptación. Y ¿por qué?

Porque son las que mejor contemplan la adaptación al cambio en general, sobre todo, en un mercado volátil y acelerado como el de la industria del software. Con ellas se prioriza entregar valor desde el inicio, trabajando en diferentes iteraciones para constatar que el producto sea lo que el usuario final quiera.

“Este flujo de valor continuo también contribuye a crear una relación de confianza entre el equipo y el product owner que, posibilita, entre otras cosas, que los desarrolladores puedan proponer soluciones para co-crear el producto e iterar”. Vane Savino

No olvidemos que, lo importante, es que los líderes conduzcan a los colaboradores al mismo modo de trabajo para estar sincronizados y manejar los mismos tiempos. Trabajar con metodologías ágiles nos ahorra gran parte del trabajo a la hora de alinear equipos.

En el camino a recorrer desde la creación hasta la madurez de un equipo, hay muchas escalas de grises, momentos donde es necesario un papel más directivo y otros donde se puede requerir un rol de coordinación. Todo es cuestión de ir probando y quedarse con lo que le funciona a cada equipo. Como siempre, el primer paso es intentarlo. El resto, no dejar nunca de aprender.

Ilein González

Ilein González es licenciada en Comunicación Social, mención periodismo, graduada de la Universidad Católica Andrés Bello. Desde mayo del año 2018 se desempeña como Analista de Calidad en intive-FDV, en uno de los proyectos más desafiantes de la compañía. Ilein es además una entusiasta de la innovación y los procesos.

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